Pentingnya Pengadaan

Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama.

Pengadaan tenaga kerja merupakan langkah pertama dan yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya. Hasibuan (2007:27) mengatakan bahwa “Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan”. Hal tersebut juga sejalan dengan pendapat Sedarmayanti (2009:9) yang menyatakan bahwa “Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan organisasi”.
Berdasarkan kedua pendapat tersebut pengadaan tenaga kerja merupakan proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan agar dapat membantu tercapainya tujuan organisasi.

Pengadaan sumber daya manusia.

Fungsi pengadaan sumber daya manusia dalam perusahaan bertujuan agar diperoleh tenaga kerja dalam jumlah dan kualifikasi yang memadai dan sesuai kebutuhan perusahaan.

Pengadaan sumber daya manusia diawali dengan dilakukannya terlebih dahulu perencanaan kebutuhan tenaga kerja, penarikan dan seleksi tenaga kerja, kemudian diakhiri dengan penempatan karyawan.

Perencanaan tenaga kerja.

Merupakan suatu proses penentuan kebutuhan tenaga kerja dan cara memenuhinya baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Penentuan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan mempertimbangkan beban kerja dalam perusahaan serta dengan menghitung besarnya tenaga kerja yang dapat tersedia diperusahaan pada periode tertentu.Dalam perencanaan tenaga kerja, departemen atau bagian sumber daya manusia pada suatu perusahaan perlu melaksanakan proses ANALISIS JABATAN atau JOB ANALYSIS, yaitu suatu analisis yang sistematis terhadap berbagai pekerjaan atau jabatan di dalam suatu perusahaan.

Hasil dari job analysis dapat digunakan untuk menyusun : 

 Job description

Suatu pernyataan tertulis yang berisi tentang berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seseorang yang memangku jabatan/pekerjaan tertentu, kondisi kerja, peralatan dan material serta informasi yang akan digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

 Job specification

Suatu pernyataan tertulis yang berisi tentang keterampilan, kemampuan dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh seseorang yang akan melaksanakan jabatan/pekerjaan tertentu secara efektif. 

 Job standard

Suatu pernyataan tertulis yang menunjukan target atau standar kerja yang harus dicapai oleh seseorang yang memangku jabatan atau melaksanakan pekerjaan tertentu.  

Penarikan tenaga kerja/recruitment

Berdasarkan pada job description, job specification dan job standard yang ada, maka perusahaan dapat memulai penarikan tenaga kerja/recruitment. Penarikan tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diperoleh dari berbagai sumber.

Sumber dari dalam organisasi/internal recruitment.

Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari dalam perusahaan sendiri, yaitu dari para karyawan yang telah bekerja di perusahaan sekarang ini untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Caranya antara lain melalui promosi atau pemindahan karyawan.

Keuntungan-keuntungannya:

•  Mempercepat waktu pengisian lowongan kerja yang ada.
• Mempermudah masa penyesuaian diri dari pekerja terhadap lingkungan perusahaan.
• Menimbulkan motivasi dan semangat kerja karyawan karena prestasi mereka dihargai dengan kesempatan karir yang baik.
• Menjaga kesetiaan karyawan  

Kelemahan-kelemahannya:

• Menghambat masuknya ide dan gagasan baru 
• Jika terjadi kesalahan penempatan, akibatnya akan berpengaruh pada efektivitas kerja.
• Jika seseorang memiliki karakteristik yang cenderung negatif dalam bekerja, akan tetap terbawa.

Sumber dari luar organisasi.

Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari orang–orang di luar perusahaan, yaitu dengan merekrut tenaga kerja baru untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan

Sumber-sumber dari external recruitment antara lain:

• Pemasangan iklan lowongan kerja di media 
• Biro tenaga kerja
• Rekomendasi dari tenaga kerja lama
• Institusi pendidikan 
• Serikat pekerja 
• Pelamar secara insidentil

Seleksi tenaga kerja/selectionTujuan penyeleksian tenaga kerja yaitu untuk mencari atau memilih tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan atau kualifikasi jabatan tertentu.

Penempatan karyawan/placement

Setelah proses seleksi dilakukan, maka diharapkan perusahaan dapat melakukan proses penempatan karyawa pada posisi atau jabatan yang sesuai. Hal ini sering dikenal dengan istialah The right man in the right place.

Penilaian prestasi kerja/performance appraisal

Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas – tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan dan tepat waktu. (Hasibuan; 2005).

Pelatihan dan pengembangan/ training & developmentPelatihan dan pengembangan merupakan usaha untuk menghilangkan kesenjangan antar unsur dan kualifikasi yang dimiliki oleh seorang karyawan dengan unsur dan kualifikasi yang dikehendaki organisasi.

Pengembangan karir/ career developmentKarir adalah serangkaian jabatan atau pekerjaan yang pernah dipangku seseorang selama masa kerjanya. Pengembangan karir setiap karyawan dapat dikunjungi oleh berbagai program berikut ini :

• Promosi
• Demosi
• Transfer
• Penghentian hubungan kerja/PHK  

Proses Pengadaan Sumber Daya Manusia 

perencanaan Sumber Daya Manusia (Tenaga Kerja) :

Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Berkaitan dengan perencanaan sumber daya manusia, Sedarmayanti (2009:11) mengemukakan bahwa:
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut.

Pendapat lain mengenai perencanaan sumber daya manusia menurut Sofyandi (2008:58) adalah:
Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning) merupakan fungsi pertama dalam manajemen sumber daya manusia  dan sebagai bagian dari fungsi perencanaan yang strategis organisasi yang didefinisikan sebagai suatu proses sistematis dan berkesinambungan dalam menentukan kebutuhan SDM di masa depan baik kuantitas maupun kualitas pada waktu yang tepat, posisi yang tepat, melakukan pekerjaan yang tepat dalam jangka panjang guna mengantisipasi perubahan lingkungan dan organisasi serta meminimalisasi biaya dalam rangka pencapaian tujuan individu dan organisasi.

Menurut Sutrisno (2010:33) mengatakan bahwa:
Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama yang harus dilaksanakan dalam organisasi guna menjamin tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai posisi, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Semua itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa perencanaan sumber daya manusia merupakan proses yang dilakukan untuk mengatisipasi permintaan dan penawaran tenaga kerja yang akan datang guna memenuhi kebutuhan perusahaan mengenai tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Sofyandi (2008:59) mengatakan bahwa:
Tujuan perencanaan SDM adalah sebagai berikut:
1.    Bagi kepentingan organisasi :

• Menarik dan mempertahankan jumlah karyawan yang cukup dengan keahlian yang memadai untuk dapat berperan secara efektif dalam mencapai tujuan orgaisasi.
• Menggunakan karyawan secara maksimal. Perencanaan SDM dapat menjadi alat untuk mengevaluasi dampak kebijakan dan tindakan alternative penggunaan SDM. Dengan perencanaan SDM maka aktivitas-aktivitas SDM dapat dievaluasi dengan menggunakan model yang sama melalui investasi terhadap fasilitas baru, promosi pemasaran, atau alat-alat keuangan. Aktivitas SDM menggunakan input berupa uang, waktu, material dan keterlibatan karyawan. Penggunaan input tersebut untuk menciptakan pengalaman bagi karyawan atau untuk melakukan perubahan terhadap hubungan dengan organisas. Aktivitas kompensasi menggunakan uang dan manajemen waktu untuk melakukan perubahan antara perilaku karyawan dengan balas jasanya. Aktivitas pelatihan dengan menggunakan uang, waktu pelatihan, dan bahan-bahan pelatihan untuk menciptakan pengalaman dalam meningkatkan keahlian, kemampuan, dan motivasi peserta.
• Mengantisipasi dan menghadapi perubahan-perubahan tuntutan kerja/perubahan-perubahan sumber daya manusia yang tersedia. Perencanaan SDM dapat meningkatkan proses perencanaan bisnis secara keseluruhan.
• Memenuhi kriteria sumber daya manusia di masa datang yang berasal dari sumber internal. Perencanaan SDM dapat menjadi suatu bentuk perhatian yang besar dari manajemen SDM terhadap berbagai tingkatan manajerial dalam organisasi.
• Memastikan bahwa kesempatan yang sama dalam hal promosi dan pengembangan akan berlaku bagi semua karyawan. Perencanaan SDM dapat menjadi dasar bagi pengembangan kemampuan karyawan yang dirancang untuk mencapai pemanfaatan karyawan secara optimum dalam organisasi melalui pemberian kesempatan yang lebih luas bagi wanita dan golongan minoritas dalam perkembangan organisasi di masa depan, dan mengidentifikasi kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan secara khusus dalam rangka meningkatkan keahlian di masa depan.
• Mengontrol biaya SDM dan mengantisipasi secara efektif bila terdapat biaya karyawan yang baru muncul. Pengurangan biaya kepegawaian disebabkan karena kemampuan manajemen untuk mengantisipasi kekurangan dan atau kelebihan karyawan dan mengoreksi ketidakseimbangan sebelum menjadi tak terkendali dan mengeluarkan biaya yang cukup besar.
• Mengintegrasikan seluruh aktivitas manajemen SDM. Berbagai perbedaan dalam aktivitas SDM harus dapat diintegrasikan untuk mempertinggi nilai SDM.

2.    Bagi kepentingan pribadi karyawan, perencaaan sumber daya manusia adalah alat untuk menyusun rencana pengembangan karir pribadi yaitu:

• Mengetahui mengenai kemampuan pengembangan jenjang karirnya.
• Mengetahui mengenai kemampuan apa yang harus dimilikinya untuk menduduki jabatan tertentu.
• Mengetahui mengenai waktu terbaik untuk mencapai jenjang karir tersebut.
• Bagi kepentingan negara perencanaan SDM memiliki tujuan sebagai berikut:
• Penentuan struktur serikat pekerja yang ekonomis.
• Inventarisasi klasifikasi jabatan.
• Penetapan tingkat kepandaian dan keahlian karyawan asing dalam rangka alih teknologi program-program penampungan dan pelatihan kerja bagi para penganggur.

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Siagian (2009:44) mengemukakan pendapatnya mengenai manfaat perencanaan sumber daya manusia yaitu:

• Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik.
• Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga kerja yang sudah ada dapat ditingkatkan. Hal ini dapat terwujud melalui adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu, seperti peningkatan disiplin kerja dan peningkatan keterampilan sehingga setiap orang menghasilkan sesuatu yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi.
• Organisasi memperoleh tenaga kerja-tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
• Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang saat ini dirasakan semakin penting adalah penanganan informasi ketenagakerjaan. Informasi komprehensif demikian diperlukan tidak hanya oleh satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam organisasi, akan tetapi juga oleh setiap satuan kerja. Pemilikan informasi seperti itu akan sangat membantu satuan-satuan kerja dalam memberikan pelayanan kepada para anggotanya, misalnya dalam merencanakan karir masing-masing. Bagi berbagai satuan kerja informasi tersebut dapat membantu dalam menyusun rencana ketenagakerjaan bagi satuan kerja yang bersangkutan di masa depan. Juga sangat bermanfaat bagi organisasi sebagai keseluruhan dalam usaha memanfaatkan secara maksimal tenaga kerja yang sudah ada dan menyusun rencana ketenagakerjaan secara tepat.
• Memberikan pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja.
• Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.

Hubungan perencanaan dengan penarikan dan seleksi tenaga kerja
Sutrisno (2010:41) mengemukakan bahwa:
Penarikan tenaga kerja merupakan suatu program perencaaan sumber daya manusia yang penting yang dimaksudkan untuk menarik tenaga kerja cakap yang diperlukan agar dapat memenuhi kebutuhan organisasi pada masa mendatang. Penarikan tenaga kerja juga memberikan suatu sarana untuk mencapai tujuan tindakan yang telah disetujui yang ditentukan dalam perencanaan SDM. Pada dasarnya perencanaan SDM memberikan perkiraan tentang jumlah dan jenis karyawan yang diperlukan suatu organisasi untuk waktu-waktu yang akan datang pada berbagai tempat. Penarikan tenaga kerja dan seleksi bersama-sama menunjukkan suatu strategi perencanaan SDM yang penting untuk memperoleh tenaga kerja cakap yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi perencanaan SDM merinci jumlah dan jenis karyawan yang diperlukan.

Rekrutmen Tenaga Kerja

Pengertian Rekrutmen Tenaga Kerja
Definisi rekrutmen menurut Siagian (2009:102) adalah “Proses mencari, menemukan, dan menarik pelamar untuk dipekerjakan dalam suatu organisasi”. Sedangkan menurut Hasibuan (2007:40) “Penarikan adalah usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan”.
Sikula (Mangkunegara, 2009:33) mengemukakan bahwa:

Recruitment is the act or process of an organization attempting to obtain additional manpower for operational purpose. Recruiting involves acquiring further human resources to serve as institutional input. Penarikan pegawai adalah tindakan atau proses dari suatu usaha organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai untuk tujuan operasional. Penarikan pegawai melibatkan sumber daya manusia yang mampu berfungsi sebagai input lembaga.

Definisi lain mengenai rekrutmen dikemukakan oleh Mangkunegara (2009:33) yang mengatakan bahwa:
Rekrutmen merupakan penarikan suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan  tambahan pegawai yang melalui tahapan yang mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan pegawai, menentukan kebutuhan pegawai yang diperlukan perusahaan, proses seleksi, penempatan, dan orientasi pegawai.
Berdasarkan pengertian para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa rekrutmen atau penarikan tenaga kerja adalah proses mencari, menemukan dan menarik pelamar yang dilakukan suatu organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai guna membantu tercapainya tujuan perusahaan.

Proses Rekrutmen Tenaga Kerja
Melalui perencanaan sumber daya manusia dapat diketahui kesenjangan antara kebutuhan atau permintaan karyawan dengan ketersediaan karyawan baik dari segi jumlah maupun mutu atau kualifikasi. Jika diketahui bahwa karyawan yang tersedia lebih kecil, maka yang dibutuhkan adalah rekrutmen. Sebelum memutuskan untuk melakukan rekrutmen, organisasi perlu mempertimbangkan sejumlah alternatif, misalnya meminta karyawan yang ada untuk bekerja lebih lama dari waktu kerja normal (lembur).
Bila suatu organisasi atau perusahaan akhirnya memutuskan untuk melakukan rekrutmen, tersedia dua pilihan sumber rekrutmen. Masing-masing sumber ini memiliki kelebihan dan kekurangan.
Mengenai metode dan sumber rekrtumen karyawan, Sofyandi (2008:103) mengemukakan bahwa:
Secara umum sumber rekrutmen dapat digolongkan ke dalam dua jenis: sumber internal dan sumber eksternal. Metode rekrutmen internal:
a.    Job posting dan Job bidding
b.    Referensi pegawai lama.
c.    Rencana suksesi/penggantian karyawan.

Rekrutmen eksternal dilakukan bila organisasi:
d.    Perlu mengisi jabatan-jabatan entry-level.
e.    Memerlukan keahlian atau keterampilan yang belum dimiliki.
f.    Memerlukan karyawan dengan latar belakang yang berbeda untuk mendapatkan ide-ide baru.
Mangkunegara (2009 : 34) mengemukakan bahwa:
Ada dua sumber dalam penarikan pegawai, yaitu sumber dari dalam perusahaan yang diupayakan melalui mutasi pegawai yang mencakup promosi jabatan, transfer dan demosi jabatan. Kedua, sumber dari luar perusahaan yang diupayakan melalui iklan media massa, lembaga pendidikan dan depnaker.
Sumber dari Dalam Perusahaan
Upaya penarikan pegawai dapat dilakukan melalui proses memutasikan pegawai berdasarkan hasil evaluasi terhadap penilaian prestasi kerja dan kondite pegawai yang ada di perusahaan. Ada tiga bentuk mutasi pegawai, yaitu:

• Promosi jabatan, yaitu pemindahan pegawai dari satu jabatan ke tingkat jabatan yang lebih tinggi daripada jabatan sebelumnya.
• Transfer atau rotasi pekerjaan adalah pemindahan bidang pekerjaan pegawai kepada bidang pekerjaan lainnya tanpa mengubah tingkat jabatannya.
• Demosi jabatan adalah penurunan jabatan pegawai dari satu jabatan ke tingkat jabatan yang lebih rendah atas dasar kondite dan prestasi kerjanya atau akibat terjadinya penyederhanaan struktur organisasi.
• Sumber dari Luar Perusahaan

Iklan Media Massa
Dalam hal ini perusahaan dapat memanfaatkan media massa sebagai sumber penawaran formasi kerja kepada masyarakat luas. Dengan menggunakan media massa tersebut dimungkinkan banyak lamaran kerja yang masuk ke perusahaan. Dengan demikan, memungkinkan perusahaan dapat menyeleksi calon pegawai yang betul-betul memenuhi persyaratan kualifikasi sesuai yang dibutuhkan untuk mengisi formasi yang ada di perusahaan.
Lembaga Pendidikan
Perusahaan dapat memanfaatkan lembaga pendidikan sebagai sumber penarikan pegawai. Dengan melalui lembaga pendidikan, perusahaan dapat memanfaatkan referensi atau rekomendasi dari pemimpin lemabaga pendidikan mengenai calon yang memenuhi kualifikasi yang tepat untuk mengisi formasi yang ada di perusahaan. Calon pegawai yang mendapat rekomendasi dari lembaga pendidikan pada umumnya merupakan calon pegawai yang mempunyai prestasi akademik yang tinggi dan mempunyai kepribadian yang dinilai baik selama mereka menempuh pendidikan di lembaga pendidikan tersebut.
Depnaker
Perusahaan dapat memanfaatkan calon pegawai yang mendapat rekomendasi dari Departemen Tenaga Kerja. Dalam hal ini merupakan kewajiban perusahaan dalam rangka membantu program pemerintah dalam menyalurkan penduduk pencari kerja dan pengurangan pengangguran.
Lamaran Kerja yang sudah masuk di Perusahaan
Lamaran kerja yang sudah masuk di perusahaan perlu dipertimbangkan sebagai sumber penarikan pegawai. Melalui lamaran kerja yang sudah masuk, perusahaan dapat langsung menyeleksi lamaran yang memenuhi kebutuhan untuk mengisi formasi yang ada di perusahaan.

Seleksi Tenaga Kerja
Pengertian Seleksi Tenaga Kerja
Pada tahap ini, perusahaan harus melaksanakan beberapa kegiatan yang tujuannya memilih calon diantara beberapa calon yang akan ditawari pekerjaan atau jabatan yang memang harus diisi. Tujuan dari tahap seleksi adalah mencari calon yang dianggap paling tepat untuk mengisi sebuah jabatan. Dengan kata lain, tujuan seleksi tidak hanya mencari orang yang baik, tetapi juga orang yang tepat bagi jabatan tersebut dalam tatanan dan lingkungan budaya perusahaan. Seorang kandidat yang cakap dan memiliki kualifikasi bisa sukses di satu lingkungan budaya tetapi belum tentu di lingkungan budaya lain karena beratnya penyesuaian yang harus ia lakukan.
Definisi seleksi menurut Sofyandi (2008:105) adalah “Proses identifikasi dan pemilihan orang-orang dari sekelompok pelamar yang paling cocok atau yang paling memenuhi syarat untuk menduduki suatu jabatan atau posisi tertentu” Sedangkan definisi lain mengenai seleksi menurut Hasibuan (2007:40) adalah “Suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu. Seleksi ini didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari setiap perusahaan bersangkutan”.
Sikula (Mangkunegara, 2009:35) mengemukakan bahwa:
Selecting is choosing. Any selection is a collection of things chosen. The selection process involves picking out by preferences some objects or things from among others. In reference to staffing and employment, selection refers specifically to the decision to hire limited number of workers from a group of potensial employees. Penyeleksian adalah pemilihan. Menyeleksi merupakan suatu pengumpulan dari suatu pilihan. Proses seleksi melibatkan pilihan dari berbagai objek dengan mengutamakan beberapa objek saja yang dipilih. Dalam kepegawaian, seleksi lebih secara khusus mengambil keputusan dengan membatasi jumlah pegawai yang dapat dikontrakkerjakan dari pilihan sekelompok calon-calon pegawai yang berpotensi.
Seleksi yang dilaksanakan secara bersaing dengan jumlah pesaing yang cukup banyak dan dilaksanakan secara terbuka (Open competition) akan memberikan hasil seleksi yang paling baik diantara semua yang ikut bersaing. Hasil seleksi yang bersaing ditentukan pula oleh mutu dan standar materi yang dipersaingkan yang mempunyai sifat dapat diukur (Measurable). Unsur ini biasanya berkenaan dengan hal-hal yang berkaitan dengan kemampuan, kecakapan, pengetahuan, keterampilan, sikap dan kepribadian. Setelah diperoleh sumber daya manusia yang berkualitas, maka mereka inilah yang kemudian menjadi calon dan diangkat menjadi pegawai serta diserahi tugas dan tanggung jawab yang sesuai. Apabila manusia sudah masuk dalam organisasi apapun sifat dan kualitasnya, maka tahap berikutnya adalah bagaimana memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dari sumber daya manusia yang telah dimiliki perusahaan.

Proses Seleksi Tenaga Kerja
Di dalam proses seleksi dikenal dua sistem, yaitu sistem gugur (successive hurdles) dan sistem kompensatori (compensatory approach). Pada sistem yang pertama, seorang peserta mengikuti tahap seleksi satu demi satu secara bertahap. Jika tidak lulus pada satu tahap, maka peserta dinyatakan gugur dan tidak dapat mengikuti tahap seleksi berikutnya. Pada sistem kompensatori, peserta mengikuti seluruh tahap seleksi atau seluruh tes yang diberikan. Kelulusan peserta ditentukan dengan mengevaluasi nilai atau hasil dari seluruh tahap atau tes itu. Nilai tinggi pada satu tahap atau tes dapat mengkompensasi nilai rendah pada tahap atau tes yang lain.
Dibawah ini disajikan bagan proses seleksi menurut Sofyandi (2008:106)

Proses Seleksi
Karakteristik tes dalam seleksi sebuah tes atau instrument seleksi yang baik menurut Sofyandi (2008:106) harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut, yaitu:

•  Standarisasi, sebuah tes yang baik harus memiliki keseragaman prosedur dan kondisi bagi semua peserta.
• Objektivitas, untuk setiap jawaban yang sama harus diberikan hasil/nilai yang sama. Hasil/nilai tes tidak boleh didasarkan pada atas subjektivitas terhadap aspek-aspek tertentu dari peserta tes.
• Norma, setiap tes harus memiliki norma, kerangka acuan untuk membandingkan prestasi pelamar. Tanpa norma, hasil seorang peserta tidak dapat diklasifikasikan: apakah nilainya baik atau buruk, apakah ia lulus atau tidak, apakah nilainya lebih baik atau lebih buruk dibandingkan peserta lain.
• Reliabilitas, berarti bahwa sebuah alat seleksi (biasanya sebuah tes) memberikan hasil yang konsisten setiap kali seseorang menempuh tes ini.
• Validitas, berarti bahwa alat seleksi (biasanya sebuah tes) berhubungan secara signifikan dengan prestasi kerja atau dengan criteria lain yang relevan. Dengan kata lain, sebuah tes dikatakan valid jika ia benar-benar mengukur apa yang ingin diukur.

Teknik-teknik seleksi pegawai menurut Mangkunegara (2009 : 35) yaitu:

• Tes Pengetahuan AkademikTes ini bertujuan untuk mengetahui tingkat penguasaan materi pengetahuan akademik calon pegawai. Materi tes yang diberikan harus disesuaikan dengan bidang pendidikan dan tingkat pendidikan calon pegawai. Di samping itu pula diberikan materi tes yang berhubungan dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan kepadanya.
• Tes psikologisTes psikologi ini diberikan oleh ahli psikologi (psikolog). Tes psikologis mengungkap kemampuan potensial dan kemampuan nyata calon pegawai. Di samping itu pula dapat diungkap minat, bakat, motivasi, emosi, kepribadian, dan kemampuan khusus lainnya yang ada pada calon pegawai. Beberapa tes psikologis yang diberikan untuk seleksi pegawai antara lain tes bakat, tes kecenderungan untuk berprestasi, tes minat bidang pekerjaan, tes kepribadian.
•  WawancaraWawancara adalah pertemuan antara dua orang atau lebih secara berhadapan (face to face) dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu (ibid, 2009:37). Wawancara seleksi merupakan salah satu teknik seleksi pegawai yang dilakukan dengan cara tanya jawab langsung untuk mengetahui data pribadi calon pegawai. Tujuan wawancara seleksi adalah untuk mengetahui apakah calon pegawai memenuhi persyaratan kualifikasi yang telah ditentukan perusahaan.

Menurut Siagian (2009 : 137) langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam proses seleksi ialah:

• Penerimaan surat lamaran
• Penyelenggaraan ujian
• Wawancara seleksi
• Pengecekan latar belakang pelamar dan surat-surat referensinya
• Evaluasi kesehatan
• Wawancara oleh manajer yang akan menjadi atasan langsungnya
• Pengenalan pekerjaan, dan
• Keputusan atas lamaran

Masing-masing langkah tersebut dijelaskan berikut ini.
Penerimaan surat lamaran
Sering dilupakan bahwa seleksi berlangsung dua arah dalam arti bahwa organisasi pemakai tenaga kerja menyeleksi para pelamar dan di lain pihak para pelamar memilih organisasi di mana dia berharap bisa berkarya. Langkah pertama ini merupakan langkah yang penting. Oleh karena itu kedua belah pihak perlu menempuhnya dengan hati-hati. Organisasi pemakai tenaga kerja menempuh langkah ini guna memperoleh kesan pertama tentang pelamar melalui pengamatan tentang penampilan, sikap, dan faktor-faktor lain yang dipandang relevan. Dari kesan pertama inilah perekrut mengambil keputusan apakah akan melanjutkan langkah berikutnya atau tidak. Sebaliknya, dengan kunjungan pertamanya ke organisasi, pelamar dapat memutuskan apakah akan melanjutkan keinginannya untuk berkarya di organisasi tersebut atau tidak. Artinya, dalam kunjungan pertama itu pelamar sudah akan memiliki pandangan umum tentang organisasi yang akan mempekerjakannya. Tentunya suatu titik temu akan diperoleh apabila kedua belah pihak mempunyai kesan positif tentang satu sama lain. Jika demikian halnya, perekrut akan mengambil langkah berikutnya.

Penyelenggaraan ujian
Berbagai ujian diselenggarakan dan dilaksanakan untuk memperoleh informasi yang objektif dan dengan tingkat akurasi yang tinggi tentang cocok tidaknya pelamar dengan jabatan atau pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya. Pada dasarnya terdapat tiga jenis tes yang ditempuh oleh pelamar yaitu yang pertama ada tes psikologi, dimaksudkan untuk mengukur berbagai faktor kepribadian dan diperuntukkan bagi upaya mencocokkan kepribadian pelamar dengan pekerjaan yang tepat baginya. Kedua, tes pengetahuan dimaksudkan untuk mengukur pengetahuan pelamar tentang berbagai hal, misalnya ada tes yang mengukur pengetahuan seseorang tentang teori dan praktek kepemimpinan. Ketiga, ada tes pelaksanaan pekerjaan. Bagi mereka yang diproyeksikan untuk melaksanakan berbagai kegiatan operasional diselenggarakan berbagai jenis tes kemampuan koordinasi fisik bagi mereka yang kerja di bengkel atau pabrik, dan tes yang mengukur kemampuan calon juru tulis mengingat angka-angka dan nama-nama. Pentingnya berbagai tes di atas diselenggarakan, tidak boleh dilupakan bahwa penggunaannya hanya sebagai alat untuk memperoleh informasi secara lebih obyektif mengenai pelamar.
Wawancara
Wawancara sebagai alat seleksi sering dipandang sebagai langkah yang cukup penting, penggunaannya paling sering dan paling meluas. Wawancara sebagai alat seleksi merupakan pembicaraan formal antara perekrut dengan pelamar. Pada dasarnya wawancara dilaksanakan dalam bentuk tatap muka antara seorang pewawancara dengan seorang pelamar. Meskipun demikian tidak tertutup kemungkinan menyelenggarakakn wawancara perkelompok, artinya seorang atau beberapa pewawancara mengadakan dialog dengan sekelompok pelamar. Perlu ditekankan bahwa wawancara per kelompok dapat digunakan apabila diperlukan pandangan beberapa orang pewawancara mengenai diri para pelamar. Dengan perkataan lain, apabila tingkat validasi informasi tentang para pelamar dirasakan sangat penting, wawancara oleh sekelompok pewawancara tepat untuk ditempuh.
 Surat-surat referensi
Salah satu langkah yang biasa diambil dalam keseluruhan proses seleksi adalah mengharuskan pelamar melengkapi dokumen lamarannya dengan surat-surat referensi. Surat-surat referensi dimaksudkan untuk melengkapi informasi tentang diri pelamar seperti kemampuan intelktual, sikap, nilai yang dianut, perilaku dan hal-hal lain yang dipandang relevan.
 Evaluasi medis
Praktek lain yang sangat lumrah dilakukan adalah melakukan evaluasi medis yang pada dasarnya dimaksudkan untuk menjamin bahwa pelamar berada pada kondisi fisik yang sehat. Dua cara umum ditempuh dalam proses ini. Pertama, pelamar diminta melampirkan surat keterangan dari dokter. Tetapi karena surat keterangan demikian bersifat umum, ada kalanya organisasi menempuh cara kedua yaitu melakukan sendiri evaluasi medis dengan mengharuskan pelamar menjalani tes kesehatan menyeluruh di tempat pemeriksaan oleh dokter yang ditunjuk oleh organisasi. Berbagai tujuan yang ingin dicapai dengan evaluasi medis seperti ini adalah:

• Menjamin bahwa pelamar tidak menderita sesuatu penyakit kronis apalagi menular.
• Memperoleh informasi apakah secara fisik pelamar mampu menghadapi tantangan dan tekanan tugas pekerjaannya
• Memperoleh gambaran tentang tinggi rendahnya premi asuransi yang harus dibayar, terutama dalam hal organisasi-lah yang membayar premi tersebut bagi para karyawannya, suatu praktek yang terdapat dalam banyak organisasi pemakai tenaga kerja.

Wawancara dengan penyelia
Manajemen sumber daya manusia dewasa ini semakin dirasakan pentingnya keterlibatan para penyelia yang akan menjadi atasan langsung pelamar dalam proses seleksi. Bahkan dalam banyak organisasi kecenderungan kuat dewasa ini adalah memberikan wewenang dan kata terakhir kepada para penyelia untuk memutuskan siapa diantara para pelamar yang diterima dan siapa yang ditolak. Berbagai pertimbangan atau alasan mengapa keenderungan ini timbul pesat antara lain adalah:

• Penyelia yang lebih memahami seluk beluk dan tuntutan teknikal pekerjaan yang akan dipercayakan kepada pelamar.
• Penyelia yang dianggap lebih kompeten menjelaskan berbagai segi pekerjaan tertentu apabila ditanyakan oleh pelamar.
• Penyelia yang dianggap lebih tepat untuk melakukan penilaian mengenai kemampuan dan potensi pelamar karena dikaitkan langsung dengan tugas yang akan dilakukan pelamar.
• Penyelia yang dibebani tanggung jawab untuk mengarahkan, memberikan dorongan, membina dan mengembangkan pelamar setelah dia menjadi pekerja dalam organisasi yang bersangkutan.
• Jika ternyata dikemudian hari pegawai baru itu tidak atau kurang mampu menyelenggarakan fungsinya, penyelia turut bertanggung jawab atas ketidaktepatan dalam proses seleksi.

Berdasarkan berbagai pertimbangan itulah dewasa ini sudah semakin diakui pentingnya keterlibatan para penyelia dalam turut berperan serta dengan melakukan wawancara dengan beberapa pelamar yang sudah terlebih dahulu diseleksi oleh perekrut. Langkah ini menunjukkan pula betapa pentingnya kerja sama antara perekrut dengan para manajer operasional dalam usaha menseleksi pelamar dengan seteliti mungkin.
Keputusan seleksi
Langkah terakhir dalam proses seleksi ialah pengambilan keputusan tentang lamaran yang masuk. Siapapun yang pada akhirnya mengambil keputusan atas lamaran yang diterima, apakah diterima atau ditolak, yang jelas ialah bahwa dua hal penting mendapat perhatian. Merupakan tindakan yang etis sekaligus langkah penting dalam menjaga citra positif suatu organisasi apabila para pelamar yang lamarannya tidak diterima segera diberitahu tentang penolakan tersebut.

 Penempatan Tenaga Kerja
Langkah terakhir dalam pengadaan tenaga kerja adalah penempatan tenaga kerja. Untuk menempatkan tenaga kerja yang lulus seleksi, manajer harus mempertimbangkan beberapa faktor yang mungkin sangat berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan. Dalam http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2061554-pengertian-pendapatan/ dijelaskan bahwa faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam penempatan tenaga kerja adalah:

•  Prestasi akademisPrestasi akademis yang dimiliki tenaga kerja selama mengikuti pendidikan sebelumnya harus dipertimbangkan, khususnya dalam penempatan tenaga kerja tersebut untuk menyelesaikan tugas pekerjaan, serta mengemban wewenang dan tanggung jawab. Prestasi akademis yang perlu dipertimbangkan tidak terbatas pada jenjang terakhir pendidikan tetapi termasuk jenjang pendidikan yang pernah dialaminya.
• PengalamanPengalaman bekerja pada pekerjaan sejenis, perlu mendapatkan pertimbangan dalam penempatan tenaga kerja. Kenyataan menunjukan makin lama tenaga kerja bekerja, makin banyak pengalaman yang dimiliki tenaga kerja yang bersangkutan. Sebaliknya, makin singkat masa kerja, makin sedikit pengalaman yang diperoleh. Pengalaman bekerja banyak memberikan keahlian dan keterampilan kerja. Sebaliknya, terbatasnya pengalaman kerja mengakibatkan tingkat keahlian dan keterampilan yang dimiliki makin rendah.
• Kesehatan fisik dan mentalPengujian/tes kesehatan berdasarkan laporan dari dokter yang dilampirkan pada surat lamaran, maupun tes kesehatan khusus yang diselenggarakan selama seleksi, sebenarnya tidak menjamin tenaga kerja benar-benar sehat jasmani maupun rohani. Kadang-kadang hasil pengujian kesehatan yang dilakukan oleh doketer umum, khususnya pada Pusat Kesehatan Masyarakat setempat tak ubahnya hanya formalitas saja. Meskipun zaman reformasi, tetapi banyak persyaratan fundamental yang dapat dibeli. Praktek ini banyak dijumpai pada para calon yang mengajukan lamaran ke perusahaan swasta, terutama pada industri tekstil. Tidak mustahil setelah tenaga kerja tersebut bekerja dalam waktu yang relatif singkat terkena penyakit yang mengganggu pekerjaan. Apalagi yang bersangkutan ditempatkan pada bagian yang membutuhkan tenaga yang kuat atau mengoperasikan mesin-mesin produksi, tenun dan sebagainya.
• Status perkawinanFormulir diberikan kepada para pelamar agar keadaan pribadi pelamar diketahui dan menjadi sumber pengambilan keputusan, khususnya dalam bidang ketenagakerjaan. Status perkawinan dapat menjadi bahan pertimbangan, khususnya menempatkan tenaga kerja yang bersangkutan.Tenaga kerja wanita yang memiliki suami atau anak perlu dipertimbangkan penempatannya. Sebaliknya, tenaga kerja yang bersangkutan tidak ditempatkan pada perusahaan yang jauh dari tempat tinggalnya, baik kantor cabang maupun kantor pusat.
• UsiaDalam menempatkan tenaga kerja, faktor usia tenaga kerja yang lulus seleksi perlu dipertimbangkan seperlunya. Hal ini untuk menghidarkan renadahnya produktifitas yang dihasilkan oleh tenaga kerja bersangkutan. Tenaga kerja yang umurnya sudah agak tua, sebaiknya ditempatkan pada pekerjaan yang tidak membutuhkan tenaga fisik dan tanggung jawab yang berat, cukup diberikan pekerjaan yang seimbang dengan kondisi fisiknya. Sebaliknya tenaga kerja yang masih mudah dan energik, sebaliknya diberikan pekerjaan yang agak berat dibandingkan dengan tenaga tua.
• Siagian (2009:168) mengemukakan bahwa “Penempatan tidak hanya berlaku bagi pegawai baru, akan tetapi berlaku pula bagi para pegawai lama yang mengalami alih tugas dan mutasi”. Siagian (2009:169) juga mengemukakakn bahwa “Konsep penempatan mencakup promosi, transfer, dan bahkan demosi sekalipun”. Promosi merupakan perpindahan pegawai dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang lebih tinggi jabatan atau tanggung jawab yang harus dipikulnya. Transfer atau alih tugas merupakan merupakan penempatan seseorang pada tugas baru dengan tanggung jawab yang lebih besar atau penempatan seseorang pada tempat yang baru tetapi dengan tugas yang masih sama dengan tugas yang diembannya di tempat kerja yang lama. Sedangkan demosi merupakan penurunan pangkat atau jabatan dan penghasilan serta tanggung jawab yang semakin kecil karena berbagai pertmbangan.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: